Yeni çalışanın kartviziti ilk gün hazır: İK işe giriş listesi

Paket: kart açma ve kart kopyalama bütün paketlerde; QR kod, Kişiyi Kaydet, e-posta imzası ve NFC Starter ve üstünde; çalışan listesinin dosyadan eşitlenmesi ve departmanlar Enterprise'da bulunur.

Yeni çalışanın kartvizitini ilk gün hazır etmek için kartı işe başlamadan önce açın, ilk gün çalışana teslim edin ve ilk haftanın sonunda kullanıldığını kontrol edin. Basılı kartvizit matbaa sırasına bağlıdır ve ilk güne yetişmeyebilir; dijital kart ise işe başlamadan önce hazırlanabilir. Bu yazı, İK'nın işe giriş listesine eklenecek kartvizit adımlarını kimin, ne zaman yapacağıyla birlikte anlatıyor.

Ekip kartlarını tek panelden yönetmenin genel çerçevesini kurumsal dijital kartvizit yönetimi yazısında anlattık. Burada odak tek bir kişi: pazartesi işe başlayan yeni çalışan.

İlk hafta neden önemli?

Yeni çalışanın ilk haftası çoğu zaman tanışmalarla geçer. Satış ya da satın alma ekibindeyse müşteri ve tedarikçiyle ilk görüşmesi de bu haftaya düşer. Kartı hazır olmayan çalışan iki yoldan birini seçer: telefon numarasını kâğıda yazar ya da "kartlarım henüz basılmadı" der. İkisi de şirketin ilk izlenimini zayıflatır.

Kartın bir de işveren markası tarafı vardır. Yeni çalışan ilk günlerde ailesine, eski iş arkadaşlarına ve ağına yeni işini anlatır; çoğu zaman bunu profesyonel ağlarda bir paylaşımla yapar. O paylaşımda şirketin logosunu, doğru unvanı ve güncel iletişim bilgisini taşıyan bir kart bağlantısı, şirketi yeni çalışanın gözünden doğru tanıtır. Kartın profesyonel ağlarla birlikte kullanımını dijital kartvizit ve LinkedIn yazısında ele aldık.

Kim, ne zaman, ne yapar?

Kartvizit adımı tek bir kişiye kalmaz; İK, yönetici ve bilgi teknolojileri birer parçasını üstlenir. Aşağıdaki tablo, işe başlama gününü "1. gün" sayarak bir düzen önerir:

Sürelerin kesin olması gerekmez; önemli olan sıranın değişmemesidir. İletişim bilgisi gelmeden açılan kart, sonradan düzeltilmeyi bekleyen bir taslak olarak unutulur.

İşe başlamadan önce: hazırlık listesi

• Bilgiler: ad ve soyad, unvan ve departman, kurumsal e-posta, iş telefonu. Unvanı yöneticiyle teyit edin; kartta yazan unvan, çalışanın kendini tanıttığı unvandır.
• Fotoğraf: çalışandan sade zeminli, yüzü net bir fotoğraf isteyin. Fotoğrafın kartta herkese açık görüneceğini önceden söyleyin; istemeyen çalışanın kartı fotoğrafsız da açılır.
• Kart adresi: genellikle "ad-soyad" biçimi yeterlidir. Adres basılı QR kodların ve NFC etiketlerinin gittiği yerdir; yayından sonra değiştirmeyin.
• Belgeler: satış ve teknik ekiplerde kartta katalog ya da sunum bulunur. Hangi belgelerin konacağını kartvizite katalog, sunum ve PDF ekleme yazısında anlattık.

Kartı açın: kopyalayarak hızlanın

Aynı departmandaki bir çalışanın kartı, yeni kart için en iyi başlangıçtır. Şirket adı, merkez ofis adresi, belgeler ve bağlantılar zaten doludur.

1. Kartlar ekranında aynı departmandan bir kartın satırında Kopyala'ya basın. Kopya pasif başlar; yayında değildir.
2. Kopyanın adresi kaynağın adresine "-copy" eklenerek verilir. Yeni çalışanın adına göre değiştirin.
3. Ad, soyad, unvan, telefon ve e-postayı değiştirin. Kopya kaynağın profil fotoğrafını, sosyal hesaplarını ve "Hakkında" metnini de taşır; bunları yeni çalışanınkiyle değiştirin ya da silin.
4. Yayına almadan önce 4. adımda (Görseller ve şablon) ekibin şablonunun seçili olduğunu, 3. adımda adreslerin doğru olduğunu kontrol edin.
5. NFC etiket kodu kopyalanmaz. Çalışana NFC etiketli kart verilecekse kodu Yayın ve özet adımında girin.
6. 1. gün Yayın ve özet adımında Kart yayında olsun seçeneğini açın. Kart o andan itibaren yayındadır.
7. Çalışan panele girecekse daveti kabul ettikten sonra aynı adımda kartın sahibi olarak onun kullanıcısını seçin; kabul bekleyen davet bu listede görünmez. Panele girdiğinde kendi kartını görür.

Kartı sıfırdan açmak gerekiyorsa adımlar ekip için dijital kartvizit oluşturma rehberinde. Enterprise paketinde çalışan listesi bir dosyadan aktarılabilir; değişiklikler önce önizlenir, onaydan sonra kartlara uygulanır. Kalabalık işe alım dönemlerinde kartları tek tek açma yükünü kaldırır.

Çalışan panele girecek mi?

Her çalışanın panele girmesi gerekmez. Kartını kendisi güncelleyecek ya da kartına gelen talepleri görecek kişiyi davet edin: Kullanıcılar ekranında Yeni kullanıcı'ya basın, ad ve e-postayı yazın, rolü seçin. Davet 7 gün geçerlidir ve kabul bekleyen davet de paketteki kullanıcı sayısından bir yer tutar. Daveti işe başlamadan çok önce göndermeyin; çalışan kurumsal e-postasına ilk gün kavuşur.

İlk gün: teslim ve ilk beş dakika

İlk gün kartı teslim etmek, bağlantıyı e-postayla atmaktan fazlasıdır. Oryantasyon sırasında beş dakika ayırın:

1. Çalışan kartını kendi telefonunda açar ve bilgileri kontrol eder.
2. "Kişiyi Kaydet" ile kendi kartını rehberine ekler; kart kendi telefonunda da elinin altında olur.
3. Kartın QR kodunu telefonunun ana ekranından ya da galerisinden kolay açılacak bir yere koyar.
4. E-posta imzasına kartın bağlantısını ekler. Firma geneli imza düzeni varsa onu kullanır; ayrıntılar e-posta imzasında dijital kartvizit yazısında.
5. Bir iş arkadaşıyla kartı karşılıklı paylaşmayı dener. İlk müşteri görüşmesinde aynı hareketi ilk kez yapmamış olur.

Bu beş dakikanın karşılığı ilk hafta görülür. Üçüncü gün ilk müşteri toplantısına giren satış temsilcisi, görüşmenin başında telefonunu uzatır, karşı taraf kartı okutur ve kişiyi rehberine kaydeder. "Kartlarım henüz gelmedi" cümlesi hiç kurulmaz.

Basılı kart hâlâ gerekiyorsa

Bazı sektörlerde ve görüşmelerde basılı kart beklenir. Dijital kart bunu kaldırmaz, sırasını değiştirir: çalışan ilk gün dijital kartla başlar, basılı kart geldiğinde üzerindeki QR kodu aynı dijital karta gider. Kart bilgisi değiştiğinde basılı kartı yeniden bastırmak gerekmez; QR kodun gittiği sayfa güncellenir.

Madalyonun öbür yüzü: çalışan ayrıldığında

İşe giriş listesinin bir eşi de çıkış listesindedir. Ayrılan çalışanın kartı için iki yol vardır:

• Kartı pasife almak: Yayın ve özet adımında Kart yayında olsun seçeneğini kapatın. Kartın adresini açan kişi "Bu kartvizit yayında değil" bilgisini görür ve pasif kart paketteki kart hakkından düşer.
• Kartı devretmek: müşteri ilişkisi yeni bir çalışana geçiyorsa kartın bilgilerini yeni kişiyle güncelleyin. Adres aynı kalır; eski QR kodları ve e-postalardaki bağlantılar yeni sorumluya ulaşır.

Ayrılan kişi panelde kullanıcıysa Kullanıcılar ekranında onu da pasif yapın. NFC etiketli kartı yeni çalışana geçecekse etiket kodunu önce eski karttan kaldırın; aynı kod aynı anda iki kartta olamaz.

İK için üç küçük denetim

İşe giriş listesine eklenen bir adımın gerçekten yapıldığını görmenin en kolay yolu, ayda bir kısa bir denetimdir. Üç soru yeterlidir:

1. Bu ay başlayan herkesin kartı ilk gün yayında mıydı? Yayın tarihi geciken kart, sıranın bir yerde aksadığını gösterir; çoğu zaman e-posta adresi geç açılmıştır.
2. Yeni çalışanların kartı açılıyor mu? Her kartın açılma sayısı, kartın kendi Analitik sayfasında görünür; kart düzenleyicideki Analitik bağlantısından açılır. İlk ayında hiç açılmamış bir satış kartı, çalışanın kartı paylaşmadığını gösterir; yöneticisiyle beş dakikalık bir tekrar çoğu zaman yeter. Ölçümleri okumayı dijital kartvizit analitiği yazısında anlattık.
3. Bu ay ayrılanların kartı kapandı ya da devredildi mi? Çıkış listesindeki kartvizit satırı, işe giriştekinin aynasıdır.

Bu üç soru, kartvizit işini "bir kez yapılan kurulum" olmaktan çıkarıp İK'nın düzenli takibine bağlar.

Sık yapılan hatalar

• Kartı ilk gün açmaya çalışmak: ilk gün oryantasyonla doludur; kart önceden açılıp pasif bekletilmelidir.
• Kopyanın adresini değiştirmemek: "-copy" ile biten adres, basılı QR'a girdikten sonra kalıcı olur.
• Eski fotoğrafla yayına almak: kopya, kaynak kartın fotoğrafını taşır.
• Daveti erken göndermek: 7 günlük süre, çalışan daha başlamadan dolabilir.
• Çıkışı unutmak: ayrılan çalışanın kartı aylarca yayında kalırsa ulaşan müşteri boşluğa düşer.

Sık sorulan sorular

Stajyerlere ve geçici çalışanlara da kart açılmalı mı?

Dışarıyla görüşen herkes için evet. Staj ya da sözleşme bitince kart pasife alınır ve kart hakkı boşalır.

Kartı İK mı açmalı, çalışan mı?

İlk açılışı İK ya da kartları yöneten kişi yapmalıdır; şirket adı, şablon ve unvan düzeni böyle korunur. Sonraki küçük güncellemeleri çalışan kendisi yapabilir.

Çalışan kendi kartını değiştirebilir mi?

Panelde düzenleme yetkisi olan kullanıcı değiştirebilir. Enterprise dışındaki paketlerde editör rolü bütün kartları düzenler; çalışanın yalnızca kendi kartını görmesi Enterprise'daki Satış temsilcisi kalıbıyla olur. Yetki vermek istemiyorsanız değişiklik isteğini İK'ya iletmesi yeterlidir.

Fotoğraf zorunlu mu?

Hayır. Fotoğrafsız kart da açılır ve çalışır. Fotoğraf, karşı tarafın görüşmeden sonra kişiyi hatırlamasını kolaylaştırır.

Hangi paket gerekir?

Kart açma ve kopyalama bütün paketlerde var. QR kod, Kişiyi Kaydet, e-posta imzası ve NFC Starter ve üstünde; çalışan listesinin dosyadan eşitlenmesi Enterprise'da. Kart ve kullanıcı sayıları için fiyatlar sayfasına bakın.