Ekip için dijital kartvizit nasıl oluşturulur? Adım adım

Paket: QR kod, vCard, NFC, talep formu, kart şablonları ve e-posta imzası Starter ve üstü paketlerde; kartlarda firmanın kendi logosu ve rengi Pro ve üstünde; departmanlar ve çalışan eşitleme Enterprise'da bulunur.

Ekip için dijital kartvizit oluşturmak, tek bir kart açmaktan biraz farklıdır: önce firma tarafı (şirket adı ve marka), sonra kişiler (kim panele girecek, kim neyi değiştirecek), en son kartlar kurulur. Bu sırayla ilerlerseniz her yeni kart aynı düzende açılır ve sonradan kartları tek tek düzeltmeniz gerekmez. Aşağıdaki adımlar paneldeki ekran ve alan adlarıyla yazıldı; ekip ölçeğindeki genel düzeni kurumsal dijital kartvizit yönetimi yazısında anlattık.

Başlamadan önce hazırlayın

Kurulumu hızlandıran şey, bilgilerin önceden toplanmasıdır. Her çalışan için şunları bir tabloda toplayın:

• ad ve soyad, unvan ve departman;
• cep telefonu (kartta WhatsApp düğmesini de açar), varsa sabit telefon ve iş e-postası;
• kare ya da yüze yakın bir profil fotoğrafı;
• kartta görünecek bağlantılar: LinkedIn, şirket sunumu, katalog gibi;
• kartın adresi için kural: genellikle "ad-soyad" yeterlidir, panel bunu addan önerir.

Firma için de şirketin kartlarda görünecek adını, logosunu ve ana rengini hazır tutun.

Adımlar bir bakışta

1. Hesabı açın

Kayıt olduğunuzda firma hesabı açılır ve deneme süresi başlar; kredi kartı istenmez. Deneme, paketlerin nasıl çalıştığını görmek içindir. Ekibin kart ve kullanıcı sayısı belli olduğunda paketi seçersiniz. Paketler arasındaki farkı ve kişi başına maliyeti dijital kartvizit fiyatları yazısında ve fiyatlar sayfasında bulabilirsiniz.

2. Firma ve marka ayarını yapın

Ayarlar ekranındaki Firma sekmesinde şirketin varsayılan adını girin. Yeni bir kart açıldığında şirket adı buradan gelir; adres, telefon ve web sitesi gibi alanlar ise kart başına tutulur, böylece farklı şubelerdeki çalışanların kartları kendi adresini taşıyabilir.

Pro ve üstü paketlerde aynı ekranın Marka (white-label) sekmesinde firmanın logosunu, ana rengini ve kart sayfasının alt bilgi metnini ayarlarsınız. Bu ayar bütün kartlara birlikte yansır; logo değiştiğinde kartları tek tek düzeltmeniz gerekmez.

3. Ekibi panele davet edin

Her çalışanın panele girmesi gerekmez: kartını yalnızca yöneticinin açıp güncellediği ekipler de vardır. Kartını kendisi güncelleyecek ya da talepleri görecek kişiler için Kullanıcılar ekranında Yeni kullanıcı'ya basın, ad ve e-posta adresini yazın ve rolünü seçin:

• Firma yöneticisi: firmanın bütün ayarlarını, kartlarını ve üyelerini yönetir.
• Editör: kart oluşturur ve düzenler; ayarlara ve faturalara dokunamaz.
• Görüntüleyici: yalnızca görüntüler, değişiklik yapamaz.

Enterprise'da departmanlar açıksa rol yerine bir kalıp seçilir: örneğin Satış temsilcisi yalnızca kendi kartını ve o karta gelen talepleri görür, Departman yöneticisi kendi departmanının kartlarını ve taleplerini görür.

Davet edilen kişiye bir e-posta gider. Panelde henüz hesabı olmayan kişi, e-postadaki bağlantıyla şifresini belirlediğinde ekibe katılmış olur. Davet 7 gün geçerlidir; süresi dolarsa listeden yeniden gönderilir. Kabul bekleyen davet de paketinizdeki kullanıcı sayısından bir yer tutar.

Kartları kim güncelleyecek?

Ekibi davet etmeden önce bir karar vermek işinizi kolaylaştırır: kartları merkezden mi yöneteceksiniz, yoksa her çalışan kendi kartını mı güncelleyecek?

• Merkezi düzen: kartları yalnızca firma yöneticisi ya da bir editör açar ve günceller; çalışan panele girmez, değişiklik isteğini iletir. Küçük ekiplerde ve kart içeriğinin sıkı denetlendiği firmalarda uygundur. Kart bilgileri tek elden geçtiği için yazım ve düzen birliği kolay korunur.
• Dağıtık düzen: her çalışan kendi kartını günceller; unvanı ya da numarası değişen kişi beklemeden düzeltir. Kalabalık ve sahada çalışan ekiplerde güncelleme yükünü dağıtır. Enterprise dışındaki paketlerde editör bütün kartları düzenleyebilir; kişinin yalnızca kendi kartını görmesi Enterprise'daki Satış temsilcisi kalıbıyla olur.

Hangisini seçerseniz seçin, marka ayarı (Pro ve üstünde logo, ana renk ve alt bilgi) Ayarlar ekranında firma yöneticisinde kalır; çalışanın kartı değiştirmesi bu ayarı değiştirmez. Ekip içinde bir şablon kararı alıp herkese duyurmak, kartların aynı görünmesini sağlar.

4. Kartları açın: altı adımlı sihirbaz

Kartlar ekranından yeni kart açtığınızda kart sihirbazı altı adımda ilerler. Her adımda yalnızca o adımın alanları görünür; zorunlu olmayan adımları sonra tamamlayabilirsiniz.

1. Kimlik: ad, soyad, şirket, unvan ve departman.
2. İletişim: cep telefonu, sabit telefon, e-posta ve web sitesi. Rehbere eklenen kişi kartının işe yaraması için en az bir iletişim alanı doldurun; cep numarası kartta WhatsApp düğmesini de açar.
3. Tanıtım ve bağlantılar: kısa bir "hakkında" metni, şirket sunumu ve video bağlantısı, merkez ofis, fabrika ve şube adresleri, LinkedIn ve diğer hesaplar. Katalog ya da fiyat listesi gibi belgeler PDF olarak eklenir.
4. Görseller ve şablon: profil fotoğrafı, logo, kapak görseli ya da kapak videosu ve tasarım şablonu. Bütün ekipte aynı şablonu seçmek kartların aynı görünmesini sağlar.
5. İngilizce: yurt dışıyla çalışan ekipler unvan, departman ve "hakkında" gibi alanların İngilizcesini aynı karta girer.
6. Yayın ve özet: kart adresi (addan önerilir), kartın durumu, talep formu, NFC etiket kodu ve kartın sahibi olan kullanıcı. Kartın sahibini seçmek, çalışan panele girdiğinde kendi kartını görmesini sağlar.

İlk kartı açtıktan sonra telefonunuzda açıp bir kez rehbere kaydedin. "Kişiyi Kaydet" düğmesinin ürettiği vCard dosyasının nasıl çalıştığını vCard nedir yazısında anlattık. İlk kart beklediğiniz gibi görünüyorsa diğer kartları aynı düzenle açın.

5. Kartları paylaşıma hazırlayın

Kartlar listesinde her kartın satırında paylaşım simgeleri bulunur:

• QR kodu: kartın kendi QR kodu; ekranda gösterilir, sunuma ya da basılı karta eklenir. Boyut ve baskı kuralları QR kodlu kartvizitin doğru kullanımı yazısında.
• Şablonlu QR görseli: fotoğraf, ad, unvan, QR kodu ve logo tek bir dikey görselde; telefonda göstermeye ya da paylaşmaya hazır.
• E-posta imzası: kartın bağlantısını taşıyan imza. Firma yöneticisi ayrıca firma geneli imza düzenini ayarlar; ayrıntılar e-posta imzasında dijital kartvizit yazısında.
• NFC etiketi: karta yazılan etiket kodu sayesinde telefon karta yaklaştırıldığında kart sayfası açılır. Etiketin nasıl çalıştığı NFC kartvizit nasıl çalışır yazısında.

6. Takibi kurun

Analitik ekranında her kartın kaç kez açıldığını, hangi bağlantılara tıklandığını, ziyaretçilerin hangi cihaz ve kaynaktan geldiğini görürsünüz; kartı kimin açtığı ise gösterilmez. Kartta talep formu açıksa ziyaretçinin bıraktığı bilgiler Talepler ekranına düşer ve kart sahibiyle yöneticiye e-posta gider. Talebe dönüş düzeni dijital kartvizit ile talep toplama yazısında.

Çalışan ayrıldığında

Ayrılan çalışanın kartını Yayın ve özet adımında pasife alın. Kartın adresini açan kişi "Bu kartvizit yayında değil" bilgisini görür ve pasif kart paketteki kart hakkından düşer. Çalışan panelde kullanıcıysa Kullanıcılar ekranında onu da pasif yapın.

Sık yapılan hatalar

• Marka ayarını sona bırakmak: önce kartlar açılıp şirket adı sonradan değişirse, eski kartlarda eski ad kalır. Firma ayarını kartlardan önce yapın.
• Her kartta farklı şablon: ekip kartlarının aynı görünmesi için tek bir şablon seçin.
• İletişim alanı olmayan kart: rehbere kaydedilen kişi kartında telefon ya da e-posta yoksa kartın en önemli işi yapılmamış olur.
• Herkesi firma yöneticisi yapmak: yalnızca ayarları yönetecek kişiler firma yöneticisi olsun; diğerleri için editör ya da görüntüleyici yeterlidir.

Sık sorulan sorular

Her çalışanın panele girmesi gerekir mi?

Hayır. Kartları firma yöneticisi açıp güncelleyebilir. Panele yalnızca kartını kendisi güncelleyecek ya da talepleri görecek kişileri davet edin.

Ekip kartlarını tek seferde açabilir miyim?

Kart sihirbazı kartları tek tek açar. Enterprise paketinde çalışan listesini bir dosyadan aktararak kartları toplu açmak da mümkündür; değişiklikler önce önizlenir, onaydan sonra uygulanır.

Kartın adresi sonradan değişebilir mi?

Kart adresi kartın kalıcı bağlantısıdır; dağıtılmış QR kodlar ve e-posta imzaları bu adrese gider. Bu yüzden adresi baştan doğru seçmek ve sonradan değiştirmemek en sağlıklısıdır.

Kurulum ne kadar sürer?

Firma ve marka ayarı bir kez yapılır. Bilgiler önceden toplandıysa her kart birkaç dakikada açılır; en çok zamanı genellikle fotoğrafların toplanması alır.