E-posta imzasında dijital kartvizit: bağlantı, ölçüm ve hatalar

Bir satış temsilcisi günde onlarca e-posta yazar; her birinin altında bir imza vardır ve o imza çoğu zaman düz metin dört satırdan ibarettir. Oysa imza, dijital kartvizitin en çok görülen yeridir: kartı QR ile okutmak bir karşılaşma ister, imza ise her e-postayla gider. Bu yazı, kart bağlantısını imzaya nasıl ekleyeceğinizi, neyi ölçebileceğinizi ve sık yapılan hataları anlatıyor.

İmzada ne olmalı, ne olmamalı?

İyi bir imza beş şeyden fazlasını taşımaz: ad ve unvan, şirket, bir telefon, kart sayfasının bağlantısı ve isteğe bağlı küçük bir fotoğraf ya da logo. Bunun ötesi, sosyal ikon dizileri, motto cümleleri, büyük afişler, okunurluğu düşürür ve bazı e-posta istemcilerinde bozuk görünür. Kart bağlantısı bu beşliğin en değerli parçasıdır çünkü diğer her şeyi tek yerde toplar: alıcı bağlantıya dokunur, kartınızı açar, rehbere kaydeder.

Bağlantı mı, QR mı?

E-postada bağlantı, QR'dan daha doğru araçtır. QR kodu ekranda okutmak için ikinci bir telefon gerekir; bağlantı ise tek dokunuşla açılır. QR yalnızca imzanın basılacağı durumlarda (teklif dosyası, PDF antetli kâğıt) anlamlıdır. Bu yüzden imzada kart bağlantısını metin ya da düğme olarak koyun; QR'ı basılı belgelere saklayın. QR'ın nerede işe yaradığını QR kodlu kartvizit yazısında anlattık.

Hazır imza üretici

DigiCardSystem'de her kartın bir imza sayfası vardır: kartın bilgilerinden (ad, unvan, şirket, telefon, web sitesi, LinkedIn, fotoğraf ya da logo) HTML imza üretilir, vurgu rengi şirket rengine ayarlanır, tek düğmeyle kopyalanır. Gmail ve Outlook için adım adım ekleme talimatı aynı sayfadadır. İmza HTML'i kartın canlı bağlantısını taşır; kart güncellendiğinde imzayı değiştirmeniz gerekmez, yalnızca bağlantının gittiği sayfa güncellenir.

Bu özellik Starter ve üstü planlarda açıktır; ücretsiz planda kart bağlantısını imzanıza elle metin olarak ekleyebilirsiniz, yine çalışır.

Gmail, Outlook ve telefon

Gmail: Ayarlar → Tüm ayarları gör → İmza; yeni imza oluşturup kopyaladığınız HTML'i yapıştırın, "yeni e-postalarda" ve "yanıtlarda" seçeneklerini ayarlayın. Outlook: Dosya → Seçenekler → Posta → İmzalar; aynı yapıştırma. Telefon uygulamaları: çoğu mobil istemci düz metin imza kullanır; orada yalnızca ad, unvan ve kart bağlantısını yazın. Mobilden gönderilen e-postalarda bağlantı bile yeterlidir, görsel gerekmez.

Fotoğraf ve logo e-postaya gömülmez; adresle çağrılır. Bazı istemciler görselleri varsayılan olarak gizler; bu yüzden imzanın görselsiz hâli de okunur olmalıdır. Kopyaladığınız HTML'i kendinize bir kez gönderip telefondan ve masaüstünden açarak kontrol edin.

Ekipte tek imza düzeni

Vurgu rengini ve logoyu şirket genelinde aynı tutun. İmza üretici her kart için aynı düzeni kullandığından ekip imzaları birbirine benzer; farklı olan yalnızca kişi bilgileridir. Yeni çalışanın imzası kart açıldığı gün hazırdır, ayrılan çalışanın kartı kapatılınca eski imzalardaki bağlantı da yayından kalkar. Ekip düzeninin ayrıntıları için kurumsal yönetim yazısına bakın.

Ne ölçülür?

İmzadan gelen tıklamalar kart sayfasının görüntülemesine dönüşür; kart analitiğinde görüntüleme ve bağlantı tıklaması olarak görünür. İmzayı ekledikten sonraki iki haftayı önceki iki haftayla karşılaştırın: görüntüleme artmıyorsa bağlantı imzada fark edilmiyor demektir; metin yerine düğme deneyin ya da satırı yukarı alın. Analitiğin okunması için analitik yazısı yol gösterir.

Teklif ve sözleşme e-postalarında

İmza en çok, ek dosya taşıyan e-postalarda iş görür. Bir teklif ya da sözleşme gönderdiğinizde alıcı dosyayı açar, sonra size dönmek ister; o anda aradığı şey telefon ya da takvim değil, tek dokunuşla ulaşabileceği bir kişidir. İmzadaki kart bağlantısı bunu sağlar: kart sayfasında telefon, e-posta ve gerekiyorsa iletişim formu bir aradadır. Teklif e-postasının gövdesine de bir cümleyle "iletişim bilgilerim imzadaki kartta" yazmak, bağlantının fark edilme oranını gözle görülür biçimde artırır. Toplantı davetlerinde ise imza yerine davet açıklamasına kart bağlantısını koyun; takvim istemcileri HTML imzayı çoğu zaman düz metne çevirir.

Sık yapılan hatalar

Kısa link servisi kullanmak. Servis kapanırsa yıllardır gönderilmiş her e-postadaki bağlantı ölür; kartın kendi adresini kullanın. İmzayı görsel olarak eklemek. Tek parça resim imza tıklanmaz, kopyalanmaz, görseller gizlenince boş kalır. Yanıtlarda tam imza. Uzun yazışmalarda her yanıta büyük imza eklemek okumayı zorlaştırır; yanıt imzasını kısa tutun. Eski unvan. Kart güncellenir ama imzadaki metin eski kalır; bu yüzden unvanı imzaya değil karta yazın, imzada bağlantı yeter.

Başlamak

Kartınızı ücretsiz kayıt ile açın, imza sayfasından HTML'i kopyalayın, kendinize bir deneme e-postası gönderin. Ürünün tamamı dijital kartvizit sayfasında, planlar fiyatlar sayfasında.