Satış ekibi: ilk görüşmeden sonraki 24 saat nasıl geçmeli?

Paket: Kişiyi Kaydet, QR kod, ziyaretçi formu ve NFC Starter ve üstünde; bildirim zili ve analitik bütün paketlerde; CRM bağlantısı Pro ve üstünde bulunur.

İlk görüşmeden sonraki 24 saat üç işten oluşur: görüşmenin sonunda kartınızı paylaşıp karşı tarafın bilgisini almak, bildirim geldiğinde aynı gün kısa bir dönüş yapmak ve ertesi gün cevapsız kalan kişiyi yeniden aramak. Dijital kartvizitte karşı taraf Kişiyi Kaydet ile sizi rehberine ekler; kartta ziyaretçi formu açıksa hemen ardından "Siz de bilgilerinizi bırakın" penceresi açılır. Bırakılan bilgi talep olarak panele düşer, size zilden ve e-postayla bildirilir.

Bu yazı, bir satış temsilcisinin görüşmeden sonraki ilk gününü adım adım anlatıyor: masadaki son beş dakika, bildirimin içeriği, ilk dönüş mesajı, gün sonu kontrolü ve ekip yöneticisinin kurması gereken düzen. Formun genel işleyişi için dijital kartvizit ile talep toplama yazısına, özelliğin özeti için ziyaretçi formu sayfasına bakabilirsiniz.

Neden 24 saat?

Görüşmenin ertesi günü karşı taraf konuşulanları hâlâ hatırlar. Birkaç gün sonra aynı görüşme, o hafta yapılan başka görüşmelerin arasına karışır. Takip çoğu zaman kötü bir sunum yüzünden değil, dönüş geciktiği ya da hiç yapılmadığı için zayıflar: kâğıt kart çantada kalır, not defterindeki isim bir sonraki hafta okunur. 24 saat, dönüşü hem kısa hem gerçekçi tutan bir sınırdır.

Saat 0: görüşmenin son beş dakikası

Kartvizit alışverişi görüşmenin bittiği anda olur ve sonraki 24 saati bu beş dakika belirler. Örnek bir sahne:

1. Temsilci telefonunda kartının QR kodunu ya da galerisindeki şablonlu QR görselini açar. NFC kartı varsa kartı karşısındakinin telefonuna yaklaştırır.
2. Müşteri kodu okutur ve kart sayfası telefonun tarayıcısında açılır; uygulama indirmesi gerekmez.
3. Müşteri Kişiyi Kaydet'e dokunur. iPhone'da rehbere ekleme ekranı açılır; Android'de inen dosyaya dokunulur. Ad, unvan, şirket, telefon ve e-posta tek seferde kaydedilir.
4. Kartta ziyaretçi formu açıksa hemen ardından "Siz de bilgilerinizi bırakın" penceresi açılır ve altında "temsilcinin adı size geri dönebilsin" yazar. Müşteri adını, isterse firmasını ve unvanını, telefonunu ya da e-postasını yazıp Bilgilerimi gönder'e basar. Telefon ya da e-postadan biri yeterlidir.
5. Temsilci dönüş zamanını o anda söyler: "Yarın öğleden önce size yazacağım."

Pencere her ziyarette bir kez kendiliğinden açılır. Müşteri Şimdi değil derse kartta Bilgilerimi bırak bağlantısı ve sayfanın altındaki İletişimde Kal formu durmaya devam eder. Pencereyi kapatan kişiye ısrar etmeyin; bunun yerine görüşmede kartvizitini isteyin ya da hangi kanaldan dönmenizi istediğini sorun.

Görüşme uzaktan yapıldıysa aynı akış bağlantıyla da çalışır. Görüşmenin sonunda kartınızın bağlantısını sohbet penceresine yazın; karşı taraf bağlantıyı açıp Kişiyi Kaydet'e dokunduğunda aynı pencere açılır. Bu durumda bildirimin kaynak satırında QR ya da NFC yazmaz, çünkü kişi karta bağlantıdan gelmiştir.

Kartınızın QR kodunu ve şablonlu görselini telefonunuza nasıl alacağınızı kart şablonları ve şablonlu QR görseli yazısında anlattık.

Saat 0–1: bildirim nereye gelir?

Müşteri bilgisini gönderdiğinde talep panelde Talepler ekranına kaydedilir ve iki bildirim çıkar:

• Panel zili: firmanın yöneticilerine ve kartın sahibi olan kullanıcıya "Yeni talep" başlıklı bir bildirim düşer; başlıkta kişinin adı ve firması, altında hangi kartın üzerinden geldiği yazar. Bildirime tıklayınca ilgili talepler açılır.
• E-posta: kartın sahibine, firmanın ilk yöneticisine ve kartta yazılı e-posta adresine gider. Panel kullanıcıları e-postayı kendi panel dillerinde alır.

Bildirimin temsilciye ulaşması için kartın sahibini seçin: kart düzenleyicinin Yayın ve özet adımındaki Kartın sahibi (kullanıcı) alanı. Sahibi seçilmemiş kartın talebi yalnızca yöneticilere ve kartın e-posta adresine bildirilir.

Bildirim e-postası dönüşü hızlandıran bilgileri tek ekranda toplar:

Saat 1–4: ilk dönüş

İlk dönüş uzun bir teklif değil, kısa bir teyittir. Amaç, karşı tarafın sizi hatırlaması ve bir sonraki adımın tarihinin konmasıdır. Örnek bir mesaj:

"Merhaba, bugünkü görüşme için teşekkürler. Konuştuğumuz ürün kataloğu kartımda duruyor. Teklifi perşembeye hazırlayabilirim; çarşamba 10:00 ya da 15:00'te kısa bir telefon görüşmesi uygun olur mu?"

• Görüşmeye bağlayın: ilk cümlede görüşmenin konusunu ya da yerini anın. E-postadaki kaynak satırında görünen etkinlik etiketi bunu hatırlatır.
• Tek bir sonraki adım önerin: iki saat seçeneği vermek, açık uçlu "ne zaman uygunsunuz?" sorusundan daha kolay cevaplanır.
• Ek dosya yerine kart: katalog ve fiyat listesi kartınızda duruyorsa ek göndermezsiniz; kartın bağlantısı yeter. Belgeleri karta eklemek için kartvizite katalog, sunum ve PDF ekleme yazısına bakın.
• Kanalı kişi seçsin: telefon bıraktıysa arama ya da WhatsApp, yalnızca e-posta bıraktıysa e-posta.

Gün sonu: Talepler ekranında kontrol

Akşam ya da ertesi sabah Talepler ekranını açın. Ekran firmanın bütün kartlarına gelen talepleri bir arada gösterir ve dört süzgeç sunar:

• Dönem: son 7, 30 ya da 90 gün ya da tümü;
• Kart: yalnızca sizin kartınız;
• Etkinlik: fuar ya da toplantı için indirilen etiketli QR'dan gelenler;
• Arama: ad, firma, e-posta ya da telefon.

Kart ve kaynak sütununda talebin Karşılıklı paylaşım ile mi, yani kişi sizi rehbere kaydettikten sonra mı, yoksa Kart formu ile mi geldiği yazar; varsa QR ya da NFC kanalı ve etkinlik etiketi de görünür. Gün sonunun tek sorusu şudur: bugün gelen her talebe dönüş yapıldı mı?

24. saat: ikinci temas

İlk mesaja cevap gelmediyse ertesi gün farklı bir kanaldan kısa bir ikinci temas yapın: e-postaya cevap yoksa telefon, telefon açılmadıysa mesaj. İkinci temas yeni bir şey taşımalıdır: bir referans, bir belge ya da teklifin tarihi. Aynı mesajı yeniden göndermek hatırlatmadan çok baskı gibi okunur.

Kendi CRM'inizle çalışıyorsanız Pro ve üstündeki CRM bağlantısı her yeni talebi oraya da aktarır; ikinci temasın hatırlatıcısını orada kurarsınız.

24 saat bir bakışta

Kart, bilgi bırakmayan kişiyi göstermez

Müşteri kartınızı açıp rehberine kaydettiği hâlde bilgi bırakmadıysa onu bir kişi olarak göremezsiniz. Analitik ekranı kartın kaç kez açıldığını ve hangi bağlantılara tıklandığını sayar; kartı açan kişinin kimliğini göstermez. Bu yüzden görüşmede karşı tarafın adını ve ulaşılacak kanalı almak yine temsilcinin işidir; pencere bu işi kolaylaştırır ama yerine geçmez. Ölçümlerin nasıl okunacağı dijital kartvizit analitiği yazısında.

Ekip yöneticisinin kuracağı düzen

• Satış kartlarında form açık: kart düzenleyicinin Yayın ve özet adımındaki Lead toplama (karşılıklı paylaşım) kutusu işaretli olmalı; kapalıysa pencere açılmaz.
• Her kartın sahibi belli: sahip seçilmezse zil temsilciye çalmaz.
• Kartın e-posta adresi doğru: bildirim kartta yazılı adrese de gider.
• Tekrar gönderim: aynı kişi aynı karta 10 dakika içinde yeni bir şey eklemeden aynı bilgiyi yeniden gönderirse yeni talep açılmaz ve ikinci bildirim gelmez.
• Yoğun saatler: bir karta kısa sürede çok talep gelirse e-posta geçici durur; talepler kaydedilmeye ve zil bildirimleri gelmeye devam eder. Fuar gibi yoğun günlerde Talepler ekranını düzenli açın.

Sık yapılan hatalar

• Kartı gösterip konuşmayı bitirmek: müşteri kaydetmeden telefonunu kapatırsa elinizde bilgi kalmaz. Kaydettiğini görün.
• Uzun ilk mesaj: teklifi, sunumu ve fiyatı ilk mesaja sığdırmak cevabı geciktirir.
• Sahipsiz kart: zil temsilciye düşmez; e-posta ancak kartta yazılı adres onunsa ona ulaşır.
• Dönüş zamanı söylememek: "size dönerim" yerine bir zaman verin; müşteri bekleyeceği anı bilir, siz de kendinize bir sınır koymuş olursunuz.

Sık sorulan sorular

Müşteri pencereyi kapatırsa ne olur?

Pencere o ziyarette bir daha kendiliğinden açılmaz. Kart sayfasındaki Bilgilerimi bırak bağlantısı ve sayfanın altındaki form açık kalır; müşteri istediği zaman bilgisini bırakabilir.

Bildirim gelmiyorsa neye bakmalıyım?

Önce kartta Lead toplama kutusunun işaretli ve kartın sahibinin seçili olduğunu kontrol edin. E-posta gereksiz klasörüne düşmüş olabilir. Zil bildirimlerini her kullanıcı kendi tercihlerinden kapatabilir; "Yeni talepler" türünün açık olduğundan emin olun.

Hangi paket gerekir?

Kişiyi Kaydet, QR kod ve ziyaretçi formu Starter ve üstünde; CRM bağlantısı Pro ve üstünde. Paketlerin karşılaştırması fiyatlar sayfasında.