Dijital kartvizit nedir? Şirketler için kullanım rehberi

Paket: QR kod, vCard, NFC, talep formu ve e-posta imzası Starter ve üstü paketlerde; kartlarda firmanın kendi logosu ve rengi Pro ve üstünde; Kişiler, Takip, departmanlar ve çalışan eşitleme Enterprise'da bulunur.

"Dijital kartvizit" denince çoğu kişinin aklına tek bir kişinin telefonunda açılan bir profil sayfası gelir. Bir şirket için ise mesele tek sayfadan büyüktür: on, elli ya da iki yüz çalışanın kartını aynı görünümde tutmak, değişen unvanları ve numaraları zamanında güncellemek, işten ayrılan birinin kartını kapatmak ve kartlardan gelen ilgiyi kaybetmemek. Bu yazı dijital kartvizitin ne olduğunu kısaca anlatıyor, ardından bir şirketin onu nasıl kurup kullanacağına odaklanıyor.

Dijital kartvizit nedir?

Dijital kartvizit, kâğıt kartvizitin taşıdığı bilgilerin (ad, unvan, şirket, telefon, e-posta, web sitesi, sosyal profiller) kalıcı bir adreste duran bir web sayfasında tutulmasıdır. Karşınızdaki kişi bu sayfayı bir bağlantıyla, QR kodu okutarak ya da NFC'li bir karta telefonunu yaklaştırarak açar; sizi tek dokunuşla rehberine kaydeder. Terimlerin farkını ("elektronik kartvizit", "QR kartvizit", "akıllı kartvizit") merak ediyorsanız elektronik kartvizit nedir yazısında topladık; kısaca hepsi aynı ürünü anlatır.

Bir şirkette nasıl çalışır?

Şirket ölçeğinde dijital kartvizit bir sayfalar koleksiyonu değil, bir yönetim düzenidir. DigiCardSystem'de bu düzen şöyle kurulur:

• Tek panel: şirketin bütün kartları aynı panelden açılır, düzenlenir ve kapatılır. Her kartın kendi web adresi vardır.
• Marka ayarı tek yerden yapılır: Pro ve üstünde firmanın logosu, rengi ve alt bilgi metni bütün kartlarda aynı görünür. Yeni kart açılırken şirket adı firma ayarından gelir; adres, web sitesi ve telefon gibi alanlar kart başına tutulur.
• Paylaşım yolları hazır gelir: her kartın QR kodu panelden indirilir, NFC etiketi panelden karta bağlanır, "Kişiyi kaydet" düğmesi vCard dosyası üretir ve kart bağlantısı e-posta imzasına eklenir.
• Güncelleme anında yansır: bir unvan ya da numara değiştiğinde kartı güncellemek yeter; dağıtılmış QR kodlar ve NFC etiketleri aynı adrese gittiği için herkes yeni bilgiyi görür.
• Ayrılan çalışanın kartı kapatılır: kart pasife alındığında adresini açan kişi boş bir sayfa değil "Bu kartvizit yayında değil" bilgisini görür. Pasif kart yeni bir kart için de yer açar.

Pro ve üstünde logo ya da kurumsal renk marka ayarından değiştirildiğinde değişiklik bütün kartlarda aynı anda görünür. Ekip ölçeğinde kurulumun ayrıntılarını kurumsal dijital kartvizit yönetimi yazısında adım adım anlattık.

Hangi ekipler en çok fayda görür?

Satış ekipleri

Satışta kartvizitin asıl işi, görüşmeden sonra konuşmanın devam etmesini sağlamaktır. Kartı rehberine kaydeden kişiye "Siz de bilgilerinizi bırakın" penceresi açılır; isterse adını ve telefonunu ya da e-postasını bırakır, bu talep panelinize düşer ve kartın sahibine bildirim gider. Talepleri kendi CRM'inize aktarmak Pro ve üstünde, ortak müşteri listesi ve takip hatırlatmaları (Kişiler ve Takip) Enterprise'da vardır. Görüşmeden sonra gönderilen e-postanın imzasındaki kart bağlantısı da aynı işi uzaktan yapar. Akışın tamamı dijital kartvizit ile talep toplama yazısında.

Saha ve servis ekipleri

Sahada çalışan ekiplerde kadro sık değişir; araç plakası değişir gibi telefon numaraları ve bölgeler de değişir. Kâğıt kartta her değişiklik yeni baskı demektir; dijital kartta ise merkezden yapılan bir güncellemedir. Müşterinin elindeki eski kart, ekip değişse bile güncel kişiye yönlendirir ya da kapatılmışsa bunu açıkça söyler.

Fuar ve etkinlik ekipleri

Fuarda birkaç saat içinde onlarca kişiyle tanışılır ve kartların çoğu çantaların dibinde kaybolur. Standa konan bir QR kod ya da NFC'li kart, ziyaretçinin sizi o an rehberine kaydetmesini sağlar; analitik ekranı da fuar günlerinde kartların kaç kez açıldığını gösterir. Fuar sonrası ilk günlerin nasıl değerlendirileceğini fuar ve etkinlikte dijital kartvizit yazısında anlattık.

İnsan kaynakları ve yönetim

İşe alım fuarlarında ve aday görüşmelerinde düzenli, güncel bir kart profesyonel bir izlenim bırakır. Yeni başlayan bir çalışanın kartı ilk gününde hazır olur; matbaadan gelecek kartları beklemek gerekmez. Yönetim açısından ise en büyük kazanç tutarlılıktır: bütün kartlar aynı düzende durur, Pro ve üstünde de firmanın logosu ve rengiyle görünür. Büyük ekiplerde departmanlar ve departman yöneticilerinin kendi ekibini yönetmesi, çalışan listesinin İK ya da dizin sisteminden eşitlenmesi Enterprise'da bulunur.

İyi bir kurulum için kontrol listesi

Bir şirketin dijital kartvizite geçerken gözden kaçırmaması gereken noktalar:

• Kartın adresi sabit kalmalı. Adres değişirse dağıtılmış bütün QR kodlar ve etiketler eski adrese gider. Değişen yalnızca içerik olmalı.
• Kimin neyi düzenleyeceği belli olmalı. Yönetici bütün kartları düzenler; panel hesabı olan çalışan kendi kartını düzenleyebilir; büyük ekiplerde departman bazında yetki verilir.
• Kartın sahibi olmayan bilgi karta girmemeli. Kişisel cep numarasını şirket kartına koyup koymamak çalışanla birlikte verilmesi gereken bir karardır.
• Ölçümün ne gösterdiği bilinmeli. Analitik ekranı kartın kaç kez açıldığını, hangi bağlantıya tıklandığını, ziyaretlerin hangi cihazdan ve hangi kaynaktan geldiğini gösterir; kimin baktığını göstermez. Ayrıntılar dijital kartvizit analitiği yazısında.
• Ziyaretçi verisi düşünülmeli. Kartı açan ve formu dolduran kişilerin verisi şirketin sorumluluğundadır; bu konudaki temel soruları dijital kartvizitte gizlilik ve güvenlik yazısında ele aldık.

Dijital kartvizite geçiş: beş adım

1. Kimlere kart açılacağını belirleyin. Müşteriyle yüz yüze gelen herkes iyi bir başlangıçtır: satış, saha, yönetim, etkinlik ekipleri.
2. Marka ayarını yapın. Şirket adını ve (Pro ve üstünde) logo, renk ve alt bilgi metnini bir kez girin; şirket adı yeni kartlara, marka bütün kartlara gelir.
3. Kartları oluşturun ve çalışanlara kontrol ettirin. Her çalışan kendi unvanının, numarasının ve fotoğrafının doğru olduğunu onaylasın.
4. Paylaşım yollarını seçin. Kâğıt kartvizitlere QR kod, isteyenlere NFC'li kart, herkesin e-posta imzasına kart bağlantısı.
5. İlk ayın sonunda bakın. Hangi kartlar açılıyor, hangi bağlantılara tıklanıyor, talep geliyor mu? Bu sorular bir sonraki adımı belirler.

Dijital kartvizit neyi çözmez?

Bir aracın sınırlarını bilmek, ondan doğru beklentiyle yararlanmayı sağlar. Dijital kartvizitin tek başına yapamayacağı birkaç şey var:

• Müşteri getirmez, gelen ilgiyi kaybettirmez. Kartın işi, tanıştığınız kişinin size kolayca ulaşmasını ve bilgisini bırakabilmesini sağlamaktır. Tanışmanın kendisini ve sonrasındaki takibi yine ekibiniz yapar.
• Bakımsız kalırsa eskir. Güncellemenin kolay olması güncellemenin yapılacağı anlamına gelmez. Unvan ya da numara değişikliklerinde kartı kimin güncelleyeceği baştan belli olmalıdır.
• Herkesin telefonu aynı değildir. Bazı telefonlarda NFC kapalıdır ya da hiç yoktur; bazı kişiler QR okutmayı bilmez. Bu yüzden kartın üzerinde hem QR kod hem de kısa bir adres bulunması iyi olur.
• Sayılar kişileri göstermez. Görüntülenme sayısı, aynı kişinin kartı birkaç kez açmasını da içerebilir. Bu sayılar eğilimi gösterir; kimin ilgilendiğini öğrenmenin yolu, kişinin kendi bilgisini bırakmasıdır.

Kâğıt kartvizit tamamen ortadan kalkar mı?

Çoğu şirkette hayır; en sık görülen model ikisinin birlikte kullanılmasıdır. Kâğıt kart yüz yüze tanışmada elde tutulan bir şey vermeyi sağlar, üzerindeki QR kod ya da arkasındaki NFC etiketi onu dijital karta bağlar. Hangi durumda hangisinin öne çıktığını dijital kartvizit mi klasik kartvizit mi yazısında, kâğıt kartın kendi şirketinizdeki maliyetini hesaplamayı da kâğıt kartvizitin gerçek maliyeti yazısındaki tabloyla anlattık.

Paketleri ve hangi özelliğin hangi pakette olduğunu fiyatlar sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Dijital kartviziti açmak için uygulama gerekir mi?

Hayır. Kart sayfası telefonun tarayıcısında açılır. QR kodu telefon kamerası okur; NFC'yi destekleyen telefonların çoğu etiketi ek bir uygulama olmadan okur.

Çalışan işten ayrılınca kartı ne olur?

Kart pasife alınır. Adresini açan kişi "Bu kartvizit yayında değil" bilgisini görür; dağıtılmış kartlar başka birinin bilgisine yönlenmez. Pasif kart, paketinizdeki kart sınırında yeni bir kart için yer açar.

Kartın kaç kez açıldığını görebilir miyim?

Evet. Analitik ekranı görüntülenme ve tıklama sayılarını, günlük eğilimi, cihaz ve kaynak dağılımını gösterir. Kartı kimin açtığını göstermez; kişi kendi bilgisini bırakmak isterse bunu talep formuyla yapar.

Elimizdeki kâğıt kartvizitleri atmalı mıyız?

Hayır. Mevcut stok bitene kadar kullanılabilir. Yeni baskılara kartın QR kodunu eklemek yeterlidir; böylece kâğıt kart da dijital karta yönlendirir ve bir sonraki unvan değişikliğinde yeniden baskı gerekmez.

Kart bilgilerini kim girer?

Marka ayarını yönetici bir kez yapar. Kart alanlarını (unvan, telefon, fotoğraf, sosyal profiller) yönetici doldurabilir ya da panel hesabı olan çalışan kendi kartında tamamlar. Hangisi seçilirse seçilsin, yayından önce çalışanın kendi bilgisini kontrol etmesi en sık yapılan hatayı önler.

Ne kadar sürede kurulur?

Marka ayarı bir kez yapılır; sonrasında her kart birkaç dakikada açılır. Asıl zaman alan iş, çalışanların kendi bilgilerini kontrol etmesidir.